Eventstammbaum: Event Angebot definieren. In jedem Moment das passende servieren.

Event Angebot definieren, so geht's

Tags: Apéro Riche, Eventtypen

Wer kennt das auch: Man möchte oder muss einen Event auf die Beine stellen. Für dieses Szenario ist es egal, was genau der Anlass ist. Aber es muss etwas zu essen und zu trinken geben – soviel steht fest. So lassen sich die Gäste halten. Ja, das stimmt. Kommen nämlich Hunger und Durst auf, setzt der Harndrang wenig später ein und die Geladenen verkrümeln sich langsam nach Hause oder ins nächste Restaurant.

Also müssen wir gezielt das Event Angebot definieren.

Was soll man nun kredenzen? Wie gross soll der Umfang sein? Schliesslich will man sich ja grosszügig zeigen und möglichst alle Wünsche erfüllen. So kommt es, dass man gedanklich mit einem Apéro startet. Dann kommen wenig später warme Häppchen dazu. Ein Risotto oder eine Suppe wären ja auch ganz nett. Schnell landet man dann beim ominösen Apéro Riche. Dazu gibt es übrigens keine feste Definition. Je nach Land und Kultur versteht man Unterschiedlichstes – irgendwo zwischen Zweifel-Chips und 3-Gang-Menü. So auch die dazu passenden Budgetvorstellungen zwischen 10 und 200 Franken pro Person.

Die Fülle von Möglichkeiten ist also gross, die Anzahl von Fettnäpfchen ebenso.

Die Lösung

Um das Event Angebot zu definieren lass uns das Ganze mal von einer anderen Seite aus betrachten. Wir können uns einfache Fragen stellen:

Frage Nummer eins: Zu welcher Tageszeit findet das Event statt?

Die kritischen Zeitpunkte sind immer über die Essenszeit – also Mittag und Abend. Keiner heiratet zum Frühstück oder schneidet seine Geburtstagstorte um halb zehn Uhr morgens an. Möchtest du also vermeiden, dass gross aufgefahren werden muss, meide diese Slots.

Frage Nummer zwei: Organisiere ich den Event für mich oder für jemand anderes?

Wenn du einen Event für Kunden organisierst, stehen diese zweifellos im Fokus. Also musst du entscheiden, ob das Catering nach dem eigentlichen Programm als Wertschätzung dient oder ob die Gäste sich danach selbst versorgen sollen. Bei Mitarbeiter-Events gilt: Zeige Grosszügigkeit, aber setze klare Zeitrahmen. Bei privaten Anlässen entscheidest du ganz nach deinem Gefühl.

Frage Nummer drei: Wann sollen die Gäste gehen?

Du entscheidest, wann das der Fall sein wird – mit dem Angebot. Fühlt sich der Gast willkommen und bekommt etwas zu essen und zu trinken, bleibt er. Ist das Angebot dürftig, geht er eher.

Achtung: Das kann auch dazu führen, dass er den Event nicht positiv in Erinnerung behält. Wähle eine Mischung zwischen Wertschätzung und subtiler Message: „Es war schön, bitte geh jetzt."

Tipps auf einen Blick

1. Richte den Zeitpunkt nach Art und Budget aus. Vermeide Essenszeiten, wenn du klein halten willst.

2. Definiere die Message an den Gast. Sei dir im Klaren, wer dein Gast ist: Kunde, Mitarbeiter oder privat.

3. Sorge dafür, dass Events nicht ewig dauern. Nach einem Seminartag zum Beispiel wollen die Leute nach Hause.

Lies dazu unseren Beitrag zum Thema: Spass und Stimmung trotz langem Event.