Event planen: Storytime Teil 1

Storytime Teil 1

Event planen. Wo fange ich an?

Tags: Event planen, Strukturierte Eventplanung, Eventmanagement für Einsteiger

Wir planen einen Event. Jetzt gilt es ernst.

Prolog

Du bist Assistent der Geschäftsleitung und bekommst den Auftrag, für den Aussendienst deiner Firma und eure Key-Account-Kunden einen gelungenen Event zu planen. Es geht um die Vorstellung neuer Produkte und um die Schulung der Führungsetage eurer Klienten. Es soll ein Tagesevent werden, vielleicht auch zwei – da ist sich der CEO noch nicht sicher. Es werden auch hochrangige GL-Mitglieder der Muttergesellschaft aus Deutschland anwesend sein. Die Nerven der Zweigstelle liegen blank. Also wird die Aufgabe ausgelagert – an die Assistenz. Dir wird ganz mulmig im Bauch, wenn Du die Anforderungen durchliest. Du bist schliesslich noch nicht lange dabei und möchtest nichts falsch machen. Das stand so nicht in der Stellenbeschreibung.

Du hast folgende Infos:

Das Budget ist wie immer schwammig formuliert oder gar inexistent, dazu ändert es sich jeden Tag. Fest steht, dass es morgens früh starten wird. Die Gäste kommen zwischen 7 und 7.30 Uhr in der Geschäftsstelle an. Die Key Accounter reisen aus verschiedenen Orten an. Dies ist aber nicht auch noch auf Deiner Liste gelandet. Es sind verschiedene Workshops und Vorträge für den ganzen Tag angesetzt. Die Zeiten werden noch kommuniziert. Die Referenten sind informiert.

Der Tag soll irgendwann zu Ende gehen. Noch ist unklar, wann die Gäste nach Hause, in ihre Hotels oder gar zum Flughafen müssen. Demnach gibt es noch keine feste Endzeit. Aber es werden zwischen 30 und 50 Personen erwartet.

„Wir müssen uns von unserer besten Seite zeigen", schwirrt es Dir durch den Kopf. „An diesem Tag stellen wir die Weichen der Zukunft", haben sie gesagt.

Viel Druck für einen Menschen, denkst Du dir. Also wo anfangen?

Kapitel 1

Erstmal durchatmen. Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Wenn Du diesen Artikel gefunden hast, bist Du Deinem Ziel bereits einen Schritt weiter.

Am Anfang steht einmal das Zusammentragen der Informationen, die Du hast. Wir denken nicht über Probleme, sondern über Lösungen nach. Keine Lücken – nur Möglichkeiten. Infos, die Du nicht hast, geben Dir Raum, Deine Ideen einzubringen.

Was wissen wir:

• Eventtag mit Seminar und Workshops

• Timetable: 07.00–24.00 Uhr (Wissen wir die Endzeit nicht, gehen wir von Mitternacht aus)

• Teilnehmer: 30–50 Pax (Pax = Personen/Gäste)

• Wichtige Kunden und Vorgesetzte werden da sein

Was wissen wir (noch) nicht:

• Eventdatum muss noch definiert werden

• Eventort

• Essen, Trinken

• Endzeit und Abreiseort definieren

• Programm

• Budget

• Produkte, die vorgestellt werden sollen

• Ansprechpartner/Lead vor Ort

Mach eine saubere Liste (wie eine Pro-Kontra-Liste) mit zwei Spalten – dann hast Du einen Überblick. So kannst Du die Sachen, die Du geklärt hast, einfach innerhalb der Liste verschieben. Nutze dazu ein Blatt Papier und Stift. Oder ein Whiteboard, Pinnwand, Flipchart, Post-its. Was Dir besser liegt.

Weiter mit Teil 2.